İhracat Belgeleri Nelerdir? QT, PI, CI, PL ve SI Rehberi

İhracat Belgeleri Nelerdir?

İhracatta kullanılan belgeler tek bir sabit listeden oluşmaz. Gerekli belgeler ürün, ülke, taşıma yöntemi, teslim şekli, ödeme yöntemi ve işlemin özelliklerine göre değişebilir.

İhracat işlemlerinde kullanılabilecek belgeler işlemin niteliğine göre değişir. Bu rehber, Axporter'da satış teklifinden yükleme talimatına uzanan süreçte kullanılan QT, PI, CI, PL ve SI belgelerine odaklanır.

QT = Quotation = Teklif

Ticari teklifin sunulduğu erken aşama belgesidir.

PI = Proforma Invoice = Proforma Fatura

Planlanan ticari işlemin koşullarını gösterir.

CI = Commercial Invoice = Ticari Fatura

Gerçekleşen ticari işleme ilişkin bilgileri yansıtır.

PL = Packing List = Çeki Listesi

Yükün paketleme yapısını ve fiziksel bilgilerini gösterir.

SI = Shipping Instructions = Yükleme Talimatı

Taşıma ve dokümantasyon talimatlarının iletilmesinde kullanılır.

Bu beş belge satış görüşmesinden ticari işlemin ve fiziksel sevkiyatın hazırlanmasına kadar farklı bilgi ihtiyaçlarına hizmet eder.

QT, PI, CI, PL ve SI: 5 Temel Belgeye Hızlı Bakış

1. Quotation (QT) — Teklif

Quotation (QT), satıcının potansiyel alıcıya ürün veya hizmet için fiyatı ve temel ticari koşulları sunduğu teklif belgesidir. Axporter belge akışında QT kısaltmasıyla gösterilir. Ayrıntılar için Quotation (QT) rehberini inceleyebilirsiniz.

• Satıcı bilgileri
• Alıcı / potansiyel müşteri
• Ürün
• Miktar
• Birim fiyat
• Toplam teklif tutarı
• Para birimi
• Temel teslim koşulu
• Temel ödeme koşulu
• Geçerlilik süresi

2. Proforma Invoice (PI) — Proforma Fatura

Proforma Invoice (PI), planlanan satışın ürün, fiyat, teslimat ve ödeme koşullarını göstermek için genellikle satış kesinleşmeden önce kullanılan ön ticari belgedir.

QT'deki teklif üzerinde ilerlenmesi halinde ticari koşullar daha yapılandırılmış biçimde PI üzerinde gösterilebilir. Her teklifin proforma faturaya dönüşmesi gerekmez; süreç iş akışına göre değişir.

• Satıcı / alıcı bilgileri
• Ürün açıklaması
• HS Code / GTİP
• Miktar
• Birim fiyat
• Toplam
• Para birimi
• Incoterm (teslim şekli)
• Ödeme koşulları
• Geçerlilik
• İşleme göre yükleme ve varış bilgileri

Proforma faturanın alanlarını ve örnek belgeyi ayrıntılı incelemek isterseniz ilgili rehbere göz atabilirsiniz.

Proforma faturanın nasıl göründüğünü bir proforma fatura örneği ve ücretsiz Word şablonuyla görebilirsiniz.

3. Commercial Invoice (CI) — Ticari Fatura

Commercial Invoice (CI), gerçekleşen ticari işleme ilişkin ürün, miktar, fiyat ve taraf bilgilerini gösteren temel ticari belgelerden biridir.

Ticari faturadaki bilgilerin, planlanan koşulları değil işlemin gerçekleşen durumunu yansıtması beklenir.

• Satıcı
• Alıcı
• Fatura numarası ve tarihi
• Ürün açıklaması
• HS Code / GTİP
• Miktar
• Birim fiyat
• Toplam
• Para birimi
• Incoterm
• Ödeme koşulları
• İşleme göre menşe ve rota bilgileri

Ticari faturanın ayrıntılarını ve örnek belgeyi inceleyebilirsiniz.

İki belgenin farklarını alan alan karşılaştıran içeriğe de göz atabilirsiniz.

4. Packing List (PL) — Çeki Listesi

Packing List (PL), sevkiyattaki ürünlerin nasıl paketlendiğini ve yükün fiziksel özelliklerini gösteren belgedir. Commercial Invoice ticari işleme, Packing List ise fiziksel yüke odaklanır.

• Ürün
• Miktar
• Koli sayısı
• Palet sayısı
• Paket tipi
• Net ağırlık
• Brüt ağırlık
• Ölçüler
• CBM (hacim)
• Marks & Numbers

Koli, palet, ağırlık ve CBM hesabını örnek belge üzerinden inceleyebilirsiniz.

5. Shipping Instructions (SI) — Yükleme Talimatı

Shipping Instructions (SI) veya Yükleme Talimatı, sevkiyatın taraf, yük, rota ve dokümantasyon bilgilerinin forwarder veya taşıyıcıya iletilmesinde kullanılan talimattır. Sektörde sevkiyat talimatı veya konşimento talimatı gibi ifadelerle de karşılaşılabilir.

• Shipper
• Consignee
• Notify Party
• CI / PL referansları
• Yük bilgileri
• Paket sayısı
• Ağırlık
• CBM
• Yükleme limanı / yeri
• Boşaltma limanı
• Teslim yeri
• Mevcutsa gemi / sefer bilgisi
• Mevcutsa ETD / ETA
• Dokümantasyon talimatları

Örnek yükleme talimatı belgesini ve alanlarını ayrıntılı inceleyebilirsiniz.

QT, PI, CI, PL ve SI Arasındaki Farklar

Belgeler Arasında Hangi Bilgiler Aktarılır?

Bu belgeler birbirinden tamamen bağımsız değildir. Aynı ihracat operasyonunda ürün, müşteri, miktar ve diğer bilgiler süreç ilerledikçe belgeler arasında tekrar kullanılabilir; ancak her belgenin bilgileri kendi amacına ve işlemin güncel durumuna göre kontrol edilmelidir.

İhracatta Başka Hangi Belgeler Kullanılabilir?

Evet. QT, PI, CI, PL ve SI dışında ihracat işlemine göre farklı ticari, gümrük, taşıma ve dolaşım belgeleri de kullanılabilir.

Bill of Lading / Konşimento

Taşıma sürecinde kullanılan belgelerden biridir; taşıma şekline göre farklı taşıma belgeleri kullanılabilir.

Menşe Şahadetnamesi

Ürünün menşe bilgisinin belgelenmesinde kullanılabilir.

A.TR Dolaşım Belgesi

Uygun işlemlerde Türkiye ile Avrupa Birliği arasındaki gümrük birliği kapsamındaki eşyanın serbest dolaşım statüsünün belgelenmesinde kullanılabilir.

EUR.1 Dolaşım Belgesi

İlgili tercihli ticaret düzenlemelerinde eşyanın tercihli menşe statüsünün belgelenmesinde kullanılabilir.

Gümrük Beyannamesi

Gümrük işlemlerinin yürütülmesinde kullanılan resmi beyan belgelerindendir.

Sigorta Belgeleri

Taşıma ve ticari koşullara göre sigorta belgeleri kullanılabilir.

Sertifika / İzin Belgeleri

Ürün ve ülkeye göre sağlık, uygunluk, analiz, kalite veya diğer izin/sertifika belgeleri gerekebilir.

Hangi belgelerin gerektiği ülkeye, ürüne, taşıma şekline, teslim ve ödeme koşullarına göre ayrıca kontrol edilmelidir.

İhracat Belgelerinde Dikkat Edilmesi Gerekenler

!

Belge Amacı

Her belgenin farklı bir ticari veya operasyonel amacı olduğunu dikkate alın.

!

Firma Bilgileri

Satıcı, alıcı, shipper ve consignee bilgilerinin ilgili belgelerde doğru kullanılmasını kontrol edin.

!

Ürün Bilgileri

Ürün açıklaması ve gerekli olduğunda HS Code / GTİP bilgilerinin tutarlılığına dikkat edin.

!

Miktar

Planlanan ve gerçekleşen miktarlar değişebileceği için her belgeyi güncel işlem bilgileriyle kontrol edin.

!

Fiyat ve Para Birimi

Ticari belgelerde fiyat ve para birimi bilgilerinin doğru olduğundan emin olun.

!

Paketleme / Ağırlık

PL ve ilgili taşıma bilgilerindeki paket, ağırlık ve CBM değerlerini fiziksel yükle karşılaştırın.

!

Teslim Şekli

Incoterm kullanılıyorsa doğru kural ve ilgili yer bilgisini gösterin.

!

Belgeler Arası Tutarlılık

Belgeler arasındaki ortak bilgileri kontrol edin ancak farklı amaçlara sahip belgelerin birebir aynı olması gerektiğini varsaymayın.

Axporter ile İhracat Belgelerini Tek Operasyonda Yönetin

İhracat belgeleri farklı aşamalarda hazırlansa da aynı müşteri, satış ve sevkiyat operasyonuna ait olabilir.

Axporter'da QT, PI, CI, PL ve SI belgeleri aynı ihracat operasyonu (EXP) altında yönetilebilir. Böylece müşteri, ürün ve operasyon bilgilerinin belgeler arasında takip edilmesi kolaylaşır.

Sık Sorulan Sorular